MERCEDES BENZ

STERPROJECT

Eind 2006 groeiden de plannen om de over vier sites verspreide diensten van Mercedes-Benz Belux samen te brengen op één enkele locatie. Een bijkomende motivatie voor deze concentratie was de verouderde staat van de bestaande gebouwen, die ingrijpende renovatiewerken opdrong, en hun slechte energieprestatie.

Mercedes-Benz Belgium Luxembourg - in 2006 nog Daimler- Chrysler BeLux, daar de merken Chrysler, Jeep® en Dodge toen nog geïntegreerd deel uitmaakten van de groep - had haar verschillende diensten in België verspreid over vier locaties. Sales, marketing en ondersteunende diensten waren ondergebracht aan de Tollaan in Sint-Lambrechts-Woluwe, waar het een 12 hectaren grote site bezat. Eveneens in eigen bezit, was er een even grote locatie in Zaventem, waar after sales, technische functies en IT een onderkomen hadden. Daarnaast werd in Vilvoorde een gebouw gehuurd voor de Financial Services en in Diegem een bijkomende vestiging voor het Coördination Centre. “De vermenigvuldiging van diverse functies als bewaking, catering, e.a. voor de verschillende locaties en de veelvuldige onderlinge verplaatsingen vielen erg duur uit en waren alles behalve effi ciënt” analyseert Raf Boterdaele, Manager Building & Facilities. “Voor de beide grote sites in eigendom, +/- 25 jaar oud, dienden zich grote kosten aan voor de renovatie van De uitstraling van het nieuwe kantoorgebouw wordt bepaald door de 3.800 m² grote glasvliesgevel. De U-waarde van het gelaagd glas bedraagt 1,1. de daken en diverse technieken. Centraliseren van de verschillende diensten was de aangewezen oplossing”. De keuze viel op het behoud van de site aan de Tollaan in Sint-Lambrechts-Woluwe, omdat daar ook het Mercedes-Benz demopark, ‘Nearly New Car’ en de ‘Mercedes-Benz Europa’ garage zijn ondergebracht.

‘Motown’
“Dat is de doopnaam die het concentratieproject meekreeg” licht Helen Van Nuffelen, Corporate Communication Manager, toe. “Motown staat voor ‘Move To Woluwe Now’ en is het resultaat van een intern uitgeschreven wedstrijd om de betrokkenheid bij de medewerkers te intensifiëren”.
Er werd gestart met een theoretische oefening om na te gaan hoeveel oppervlakte er uiteindelijk nodig was voor de verschillende diensten en de besparing die de centralisatiebeweging zou opleveren. Het gebouw werd berekend op 400 medewerkers, maar vandaag telt de administratie 320 personeelsleden. Gezien het Belgische agentschap onder het beheer van het moederhuis in Stuttgart (D) valt, moest de goedkeuring voor de hele operatie van daaruit komen.
Het ontwerp voor de nieuwbouw zit geconcentreerd rond een 1.000 m² groot Atrium als centraal gegeven. Dit is de draaischijf, van waaruit de kantoren, het ‘contact center’ (demowagenpark), het trainingscenter en het bedrijfsrestaurant toegankelijk zijn.
Het nieuwe trainingcenter, waar dagelijks 60 à 70 cursisten uit het dealernet technische opleidingen volgen, is ondergebracht in een gerenoveerd deel van de bestaande gebouwen. In totaal zijn er dertien ruim opgevatte leslokalen, met telkens een klaslokaalopstelling voor het theoretische luik en ruimte voor drie tot vier voertuigen en de nodige technische apparatuur. Er zijn aangepaste lokalen voor auto’s, bestelwagens en vrachtwagens. Het training center beslaat een oppervlakte van 2.500 m².

Iedereen zijn werkplek
Er zijn twee kantoorvleugels met vijf bouwlagen, 18 m breed, en bereikbaar via twee centrale liften en trappen. Het totale netto kantooroppervlak bedraagt 7.500 m². Elke verdieping beschikt over een centraal ingeplant sanitair blok en een ‘coffee corner’. De plateaus laten zich modulair indelen door kantoorwandmodules. Verder is er een verhoogde IT-vloer uitgelegd en wordt gebruik gemaakt van koelplafonds met nieuwe extra brede panelen. De verlichting maakt gebruik van nieuwe, 6,5 cm fijne Philips-armaturen met hoogrendement TL-lampen. De verdiepingen zijn telkens individueel afsluitbaar, wat de nodige flexibiliteit insluit naar gebruik en eventuele verhuring aan eigen dochterondernemingen of externe partijen.
Bij de inrichting is uitgegaan van 70% open space en 30% individuele kantoorruimten. Voordien was het aandeel individuele kantoren aanzienlijk groter, vooral op de site in Zaventem. In het huidige concept is uitgegaan van 19m² brutto-oppervlakte per werkplek, wat uitkomt op 12 m² netto oppervlakte.
“De directie opteerde ervoor om alle medewerkers hun vaste werkplek te laten” licht Raf Boterdaele toe. Als motivatie wordt meer welbehagen voor de mensen vooruitgeschoven, alsook het feit dat het hoofdzakelijk om binnendienstfuncties gaat. “De centrale delen van de open space inrichting worden vooral gebruikt door de mensen die vaak extern zijn, die langsheen de buitenfaçade wordt gebruikt door de permanent aanwezige medewerkers” vult Raf Boterdaele aan. “De individuele kantoren liggen aan de binnenkant met uitkijk op het atrium”.

Energieprestatie
De nieuwbouw haalt E73 en voldoet daarmee al ruimschoots aan de norm die het Brusselse Gewest vanaf 2011 zal opleggen. De K-waarde (totale isolatiewaarde van het gebouw) bedraagt 37.
“De bouwwerken zijn gestart juist op het ogenblik dat de economische crisis de autosector heel hard trof. Daarom stuurde het moederhuis de budgettering snel bij en focuste op de essentie voor energieprestatie: een optimale isolatie en optimale technieken” licht Raf Boterdaele toe.
Voor de koeling wordt er gewerkt met water op een temperatuur van 15 à 17 °C in de koelplafonds en is het aanmaken van ijswater niet langer noodzakelijk. Een open koeltoren zorgt bij buitentemperaturen tot 14/15°C voor een passieve koeling. Enkel bij hogere temperaturen wordt overgeschakeld op actieve waterkoeling. In totaal staan zes luchtgroepen met lucht/lucht warmtewisselaar opgesteld. Verder zijn er nog twee aardgasketels in cascade geschakeld. Er werd ook gestreefd naar een optimaal leidingverloop om aldus energieverliezen te beperken.
Gezien het dak van de nieuwbouw slechts 2.500 m² oppervlakte telt t.o.v. 20.000 m² daken van diverse industriële hallen op de site, is voorlopig afgezien van het plaatsen van zonnepanelen. Mogelijk komen deze er toch in 2011 – 2012, gekoppeld aan de renovatie van de dakoppervlakken.

Site in beweging
‘Motown’ stond voor een gefaseerde aanpak, waarbij de site steeds volledig operationeel moest blijven. Het nieuwbouwproject ontstond op de vroegere parking naast het oude kantorencomplex.
De verhuis van de kantoren verliep telkens per niveau en werd vrijdagmiddag opgestart om uiterlijk maandagmorgen operationeel te zijn. De opgelegde besparingsmaatregelen tijdens de uitvoering van het projecten hielden ook een maximaal hergebruik van het bestaande kantoor- en vergadermeubilair in. Een nieuwe bemeubeling komt mogelijk in aanmerking in de periode 2012 – 2013. Het nieuwe bedrijfsrestaurant dat momenteel voltooid wordt, beslaat een oppervlakte van 1.200 m². De keuken verzorgt 300 warme maaltijden per dag. Een aantal VIP-ruimtes binnen het geheel zal maken dat gasten nu veel vaker intern blijven voor de lunch.
In september 2010 opent het nieuwe contact center met 1.500 m² oppervlakte. “De hele verhuis- en bouwoperatie werd in 2007 bij wijze van kerstcadeau aangekondigd aan het personeel” blikt Helen Van Nuffelen terug. “Naast de wedstrijd voor een doopnaam, installeerden we een speciale rubriek op ons Intranet, waar vervolgens elke fase van het project werd toegelicht. Zowat dagelijks verschenen er nieuwe foto’s van de evolutie en uit die massa’s beelden ontstonden twee films. Ook onze interne krant, die vijfmaal per jaar verschijnt, nam een Motownrubriek op”.
Hoewel het Motown-project nog niet helemaal is afgerond, toont het nieuwe gebouw al duidelijk zijn voordelen. Raf Boterdaele: “Er is veel meer communicatie tussen de afdelingen en de coffee corners zijn echte trefpunten waar de communicatie spontaan tot stand komt. Het atrium laat toe heel wat evenementen in huis te organiseren, die vroeger uitbesteed werden, wat ook een besparing oplevert”.