Profacility - Workplace : Design, Build & Operate
Workplace Projects > Offices
| FR | NL
image (0)
image (1)
image (2)
image (3)
image (4)

KINNARPS WORKSPACE


De werkplek opnieuw gedefinieerd


De meest optimale werkplek en werkomgeving bieden aan de werknemers zal ook na Corona een uitdaging blijven voor werkgevers. Het gedwongen thuiswerken heeft zich weliswaar op vele vlakken bewezen, maar evenzeer kwamen de waarden van de kantooromgeving sterk op de voorgrond. Thuis- en kantoorwerken zullen een harmonieus evenwicht zoeken, wat nu al als ‘hybrid way of working’ wordt benoemd. Kinnarps is al bijna 80 jaar actief met kantoorinrichting die inspeelt op de voortdurend veranderende trends in het werkveld. De bevindingen van een dieptebevraging bij 25 Europese professionals werden gebundeld in een rapport dat een blik werpt op de toekomst van kantoren.


De verplichting tot thuiswerken heeft heel wat werknemers en organisaties overtuigd van de werkbaarheid. Werknemers ervaren een hogere efficiëntie, zowel bij het uitvoeren van individuele taken als bij videomeetings. Velen getuigen van een betere werk/privébalans. Thuiswerken leent zich voor geconcentreerd werken, tenminste wanneer daar een rustige omgeving voor beschikbaar is, wat zeker niet overal het geval is. Werknemers moeten genoeg zelfdiscipline aan de dag leggen om hun professionele taken te organiseren, wat ook niet vanzelfsprekend blijkt: 27% geeft aan thuis meer uren aan de slag te zijn dan op kantoor.


De kwaliteit en ergonomie van de kantooruitrusting werden algemeen al snel gemist door thuiswerkers. Maar de ‘uitsluiting van de kantooromgeving’ heeft bovenal aangetoond dat we de collega’s missen. Zonder een ontmoetings- en verbindingsplaats voelen velen zich verloren en eenzaam. Creatieve meetings, brainstorming en de ontwikkeling van nieuwe ideeën halen veel voordeel uit fysieke bijeenkomsten. Dat het kantoor hier een hoofdrol speelt, kwam onbetwistbaar naar voren in de Kinnarps-bevraging. Dat sommige samenwerkingsvormen ook virtueel lukken valt niet te ontkennen en biedt voordelen inzake tijd- en kostenbesparing als gevolg van minder verplaatsingen. Maar de waarde van face-to-face meetings valt niet te onderschatten.


Bedrijfscultuur
Na de opgedane ervaring met verplicht thuiswerken, is iedereen het erover eens dat de verbondenheid met het bedrijf en de bedrijfscultuur onvervangbaar is en enkel via de kantooromgeving kan leven. Het gaat om meer dan de spontane meetings in de coffee corner, het gaat om het gevoel deel uit te maken van een groter geheel. Nieuwe en jonge werknemers moeten hun vragen direct kunnen stellen aan hun mentors, meer ervaren collega’s en managers. Zij merken een grote nood om naar kantoor te komen. De kantooromgeving is de beste plek om te leren, de waarden van het bedrijf op te nemen, zich in te werken.


Hoe moet het nu verder?
Liefst driekwart van de Europese werknemers wil verder blijven thuiswerken, maar slechts een enkeling wil dat voltijds. Een 3 op 2 verdeling wordt algemeen als ideaal vooruitgeschoven, waarbij meer dagen op kantoor of thuis afhankelijk van de organisatie tot een optimale situatie leiden.


Er wordt gepleit voor nog meer variatie in werkplekken en ‘activitybased working’, voor zover dat nog niet is ingevoerd. De bezettingsgraad van de kantoorvloeren zal dalen als gevolg van de hogere thuiswerkratio en  de toenemende tijd die we doorbrengen in vergaderzalen. Een groter en gevarieerder aanbod  vergader- en ontmoetingsplekken dringt zich op. Een grondige analyse van het gebruik en de gebruikers vormt de basis voor een geoptimaliseerde inrichting. Gezien flexibel werken binnen en buiten de kantooromgeving nog belangrijker wordt, is een aangepaste technische ondersteuning onontbeerlijk.


Wie thuis niet over een geschikte werkplek  beschikt, moet op kantoor terecht kunnen voor geconcentreerd werk. Voor velen is en blijft een rustige werkplek synoniem van het kantoor. Efficiënt en geconcentreerd werken kan niet alleen thuis of op kantoor  gebeuren, ook diverse nieuwe formules als co-working / shared-offices kunnen antwoord bieden op de noden.
‘Hybride werken’ wordt het nieuwe normaal en zal zijn stempel drukken op de fysieke inrichting van de werkplek op kantoor en thuis.


Kantoor in verandering
Een actuele kantoorinrichting moet zich synchroon met elke ontwikkeling van de organisatie kunnen aanpassen. Kinnarps definieert:


  1. Dagelijkse flexibiliteit, wat we dagelijks of meermaals daags willen kunnen aanpassen, zoals bv. het toevoegen van enkele stoelen in een vergaderzaal. 
  2. Kortetermijnflexibiliteit, laat toe in te spelen op plotse veranderingen, zoals bv. de tijdelijke behoefte aan een extra meeting- of samenwerkingsruimte.
  3.  Langetermijnflexibiliteit, maakt het mogelijk om economisch en duurzaam gebruik te maken van de investering in kantoorinrichting. Modulaire inrichtingselementen laten zich tot zeer uiteenlopende configuraties samenvoegen om in te spelen op nieuwe situaties.

 
Werkplekanalyse als uitgangsbasis
De essentie voor het bepalen van de ‘nieuwe werkplek’ is een afweging van wat gedurende de Covid-19 pandemie wel en niet heeft gewerkt voor de organisatie, aangevuld met wat nodig is om in de toekomst de beste ondersteuning te bieden aan het welzijn van de werknemers en het operationele van de business.


Als hulpmiddel bij het bepalen van de ideale kantoorinrichting werd ‘Kinnarps Next Office®’ ontwikkeld, dat vertrekt vanuit het bepalen van wat nodig is voor een optimaal efficiënte invulling van de kantoorruimte in functie tot de eigenheid van de organisatie. Het betrekt de gebruikers van het kantoor in het proces om de meest geschikte inrichting te bepalen. Er is een enquête uitgewerkt, gebruik makend van gamification technologie, die naargelang de grootte van het bedrijf individueel kan worden afgewerkt of waaraan afgevaardigden van de verschillende afdelingen deelnemen.


Uit de verzamelde informatie wordt een advies aan het management gedestilleerd, dat rekening houdt met de organisatiecultuur, de digitale en fysieke omgeving. Dat advies omvat in eerste instantie een indeling van de beschikbare kantoorvloeroppervlakte in zones. Vervolgens wordt een inrichtingsvoorstel geformuleerd voor de gedefinieerde zones. Vanzelfsprekend verzorgt Kinnarps ook de volledige inrichting en zelfs de aankleding van de nieuwe werkomgeving.


De volledige studie kan gedownload worden via: https://www.kinnarps.be/nl-be/kennis/de-werkplek-herdefinieren/

 



Last update: 16/07/2021 15:20:51