Digitaal fitter worden

Geen hedendaags werken zonder dat daarbij het gebruik van een computer onmisbaar is geworden… een evidentie waar niemand nog bij stilstaat. Maar zo vanzelfsprekend het computergebruik ook is, zo weinig zijn we ons ervan bewust dit digitale gereedschap niet optimaal efficiënt te gebruiken. Onderzoek wijst uit dat de gemiddelde kenniswerker jaarlijks tussen de 40 en 200 uur verliest door gebrek aan de optimale digitale vaardigheden. Digitaal vaardig zijn betekent in elke werksituatie weten welk digitaal gereedschap relevant is, hoe het werkt en hoe het best kan worden ingezet. Veel kenniswerkers hebben echter nooit geleerd hoe ze digitaal moeten werken. Een enkel voorbeeld: 65% van de computergebruikers weet niet wat ze met alt-tab kunnen doen of met de alom aanwezige sneltoetsen.

‘Digitaal fitter worden’ is een doelstelling voor werkgevers en werknemers. Dat kan door het intern organiseren van workshops waar collega’s tips en ervaringen uitwisselen over hun omgang met de computer en/of handige apps uitwisselen. Een expert kan slimme instellingen delen of als bureaucoach meekijken hoe iemand werkt met de ter beschikking gestelde digitale tools.
‘Digitaal fitter worden’ kan zowel door gedragsverandering als door het verbeteren van handelingen en processen. Zo blijkt het gebruik van de computermuis bijzonder veel tijd te kosten.

De computermuis ondermijnt de efficiëntie
Bij het gebruik van de muis is veel hand/oogcoördinatie nodig, wat acht keer meer energie kost dan het gebruik van de vele sneltoetsen en toetsencombinaties die eigen zijn aan computersoftware. Bij sneltoetsen wordt spiergeheugen ingezet. Dat werkt vergelijkbaar met autorijden. De vereiste handelingen zitten in het individuele spiergeheugen en verlopen – na wat oefentijd - grotendeels automatisch. Meet maar hoeveel keer je met de muis moet klikken om een mail te openen en te versturen. Dat lijkt slechts even te duren, maar is dat in zijn totaliteit niet. Niet alleen de tijdsbesparing is belangrijk, sneltoetsen en toetsencombinaties maken het ook mogelijk om zoveel mogelijk te kunnen doen in de 4,5 uur dat de concentratie en energie van een individu optimaal zijn.
Neurowetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat als het hoofd vol zit, het onderscheiden van hoofd- en bijzaken niet meer lukt. Dat is zo na 4,5 uur. Bijgevolg is 8 uur per dag achter elkaar geconcentreerd werken uitgesloten. Helaas is dit niet meegenomen in de organisatie van het werk.

De mailbox als afleider
Het checken van de mailbox zou maximaal twee maal per dag mogen gebeuren. Anders wordt je werkdag door anderen bepaald. Vergeet ook niet dat een uitgestuurd mailtje gemiddeld 1,3 mails terug genereert. M.a.w. voor elke verstuurde mail krijg je er 130 terug!
Vermijdt ook om emoties/meningen in mails te zetten, daar de meeste ontvangers niet begrijpen wat er bedoeld wordt. Dat lokt weer allerlei mailverkeer uit. Kies bij communicatie over emoties/meningen altijd voor een gesprek.

Zet de rem op Teams
Beperkt het gebruik van Teams voor videomeetings tot maximaal een uur per dag en dan nog alleen als het niet anders kan. Uit onderzoek is gebleken dat wie in een grote zaal met mensen zit, zijn ogen heel veel heen en weer laat gaan, waardoor ze ook uitkomen op punten waar niets is. Dat zorgt voor rustmomenten. Bij Teams is er enkel het computerscherm en krijgen de ogen geen rust. Dat effect wordt bovendien versterkt doordat je jezelf op dat scherm ziet. Dat blijkt funest voor de energie van de gebruikers.

Het belang van tekstvervanging
‘Tekstvervanging’ is voor velen een onbekende en bijzonder handige ‘toverdoos’ voor computergebruikers. Bij de instellingen zijn er haast oneindige mogelijkheden voor het personaliseren van het toetsenbord. Het gaat o.a. om afkortingen die automatisch een hele portie tekst opleveren, of een aanvullende tekst bij de handtekening van een mail. Dat scheelt gemiddeld 20 tot 60 werkuren per jaar. En naast de tijdsbesparing levert het ook meer mentale ruimte op.