Aandacht voor inclusief hybride werken

Hybride werken is in vele bedrijven de norm geworden. Hoewel de verdeling van de werktijd tussen kantoor en thuis door velen gewaardeerd wordt, is het niet voor iedereen even gemakkelijk. Online meetings kunnen heel lastig zijn voor de niet geringe groep mensen met een visuele beperking. Voor hen is inclusief hybride werken een aandachtspunt. Niet alleen mensen met een visuele beperking kunnen hinder ondervinden bij online meetings, het volgen van webinars, of andere digitale communicatie, ook auditieve beperkingen kunnen hybride werkers parten spelen.

Mogelijke hindernissen

• De systemen voor videoconferencing systemen zijn nog niet optimaal digitaal toegankelijk.
• Tijdens de online meetings wordt er teveel gevraagd van de cognitieve capaciteit – het vermogen om informatie te verwerken.
• De inrichting van de thuiswerkplek is nog niet optimaal ingericht
• Hoewel er ondersteunende hulpmiddelen als vergrotings- en spraaksoftware beschikbaar is, vereist het gebruik daarvan bijkomende digitale vaardigheden.

Hulpmiddelen als voorleessoftware zijn handig, maar niet als de digitale stem van de software interfereert met de in de online meeting. Bij vergrotingssoftware zijn de benodigde toetsen soms moeilijk terug te vinden, zeker wanneer men zich moet focussen op de meeting.

Aanbevelingen voor inclusief hybride werken

• Stuur voorafgaand aan de meeting presentaties, deelnemerslijst en te bespreken documenten door aan de deelnemers.
• Doe navraag of er ergens specifiek rekening mee moet worden gehouden tijdens de meeting.
• Neem de meeting op, zodat deze later indien nodig herbekeken kan worden.
• Begin eerst met de voorstelling van wie deelneemt aan de meeting.
• Als presentator is het best het scherm te delen om samen met de teksten, grafieken en foto’s zichtbaar te zijn.
• Lees de teksten voor en beschrijf illustraties en foto’s.
• Maak duidelijke afspraken over het gebruik van de chatfunctie.
• Ga gedisciplineerd om met de functie ‘hand opsteken’ om te vermijden dat deelnemers door elkaar spreken, wat de verstaanbaarheid nadelig beïnvloedt.
• Wie het woord neemt, opent best eerst met zijn/haar naam.
• Spreek duidelijk en niet te snel.
• Geef deelnemers met een visuele beperking voldoende tijd om te reageren.
• Het is handig om na elk agendapunt een korte samenvatting van wat besproken te delen via de chatfunctie en/of stuur zeker een samenvatting uit met de belangrijke punten na de meeting.