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Le plan vélo

(photo: <a href='https://nl.123rf.com/profile_avemario'>avemario</a> - 123RF)
(photo: avemario - 123RF)

Le vélo s'ancre de plus en plus dans les solutions de mobilité que les employeurs peuvent proposer à leurs salariés avec des avantages pour tous. Cependant, une analyse préalable des trajets domicile-lieu de travail empruntés par les salariés est indispensable, de même qu'un plan ultérieur étape par étape pour le déploiement du plan vélo. Anne Godisiabois, consultante chez SD Worx, donne de bons conseils pour éviter les erreurs au lancement d'un plan vélo. Avant tout, il faut se poser la question si l'entreprise peut simplement donner un vélo à ses employés. Depuis le 1er janvier 2018, l’ONSS et le fisc ont adopté un point de vue avantageux selon lequel le travailleur ne doit pas payer davantage de toute nature (ATN) pour le vélo. L’employé doit alors utiliser le vélo pour ses trajets domicile-lieu de travail. L'octroi d'un vélo comprend toutefois quelques pièges pour lesquels il est préférable d’impliquer le service du personnel et/ou le secrétariat social. Par exemple, une indemnité vélo peut être prévu. Il faut aussi considérer comment traiter au mieux ce point sur la fiche de paie, ainsi que le traitement fiscal optimal.

Il est possible de proposer des vélos ‘en plus’ du coût salarial actuel, mais, dans ce cas, c’est la fin pour un plan vélo neutre sur le plan budgétaire. De nombreuses entreprises pensent, à tort, que la rémunération flexible est réservée aux grandes enseignes. En réalité, il existe un mini-plan de rémunération flexible pour chaque entreprise, ce qui permet de travailler de manière neutre sur le plan budgétaire et d'offrir plus de choix aux collaborateurs.

Achat versus leasing
Il est conseillé de comparer les avantages des deux systèmes et de se concerter avec la comptabilité. Certaines organisations sont plus favorables à l’investissement unique en cas d’achat, tandis que d'autres optent plutôt pour des paiements échelonnés via une formule de leasing. Le leasing est un peu plus cher, mais offre certains avantages comme l’entretien et l’assurance. Lors du choix, il est important qu'il correspond avec la culture de l'entreprise et qu'il soit bien communiqué aux salariés.

« Réduire le futur salaire brut pour libérer du budget n’est que le dernier recours pour la création budgétaire du côté des travailleurs », affirme Anne Godisiabois, consultante chez SD Worx. « Examinez d’abord quels éléments salariaux extralégaux peuvent se prêter à la flexibilisation. Pensez par exemple au salaire variable ou à la prime de fin d’année. Cette approche est beaucoup plus facile en matière de charge de travail et plus transparente vis-à-vis du travailleur, mais ce n’est pas possible dans chaque secteur. Expliquez clairement l’impact de celle-ci sur la pension, les vacances, la maladie et le chômage si vous devez opter pour une réduction du salaire brut »

Limiter la charge administrative
Lorsqu'il a été décidé de présenter aux salariés un plan vélo, il est temps de commander les vélos. Il est possible de faire passer des commandes par les employés tout au long de l'année, mais il faut se demander de combien de temps le service du personnel dispose pour en assurer le suivi. La possibilité d'achats continus est de plus en plus courante au sein des entreprises qui ont établi un système de rémunération flexible. Une autre possibilité est de limiter le moment de choix à, par exemple, 2 semaines par an. Ceci permet de limiter la charge de travail administrative et le suivi. Bien à savoir est que l'introduction et le suivi des commandes peut s’automatiser, ce qui facilitera fortement la tâche.

L’indemnité vélo
L’indemnité vélo est souvent introduit pour encourager davantage les travailleurs à utiliser le vélo. Il s’agit d’une indemnité kilométrique octroyée par un employeur aux membres de son personnel qui utilisent un vélo pour parcourir la totalité ou une partie de la distance comprise entre leur domicile et leur lieu de travail. L’indemnité vélo est une faveur. L’employeur peut décider de l’accorder ou pas et il fixe librement son montant. Depuis le 1er juillet 2020, cependant, l'octroi d'une indemnité vélo est obligatoire pour toutes les entreprises qui travaillent avec la commission paritaire générale des cols blancs (commission paritaire 200). Pour ces organisations, l'indemnité vélo est au minimum de 0,10 € et au maximum de 0,24 € par kilomètre parcouru.

L’indemnité kilométrique est exonérée d’impôt jusqu’à 0,24 euro par km parcouru pour exercice 2020, revenus 2019. Autrement dit, tant que le montant de l’indemnité kilométrique ne dépasse pas 0,24 euro par km parcouru pour exercice 2020, revenus 2019, il n’y a pas d’impôt à payer. Si l’employeur octroie une indemnité kilométrique fixée à un montant supérieur, ce surplus est alors imposable à titre de revenu professionnel.
Eduard Codde
21-06-2021