FRNL | | NewsBibliotheekAgendaNewsletterJobsAdvertisingContact |
  
Home » Bibliotheek » “Een professionele thuisomgeving creëren”

“Een professionele thuisomgeving creëren”

Nancy Herwegh (afdelingshoofd van de afdeling Facilitair Management binnen Het Facilitair Bedrijf): “Een belangrijke troef van onze dienstverlening is dat we vanuit onze gedecentraliseerde structuur zeer dicht bij onze medewerkers staan en weten wat er leeft.”
Nancy Herwegh (42), Afdelingshoofd Facilitair Management binnen Het Facilitair Bedrijf, ging in 2002 na haar studies Handelswetenschappen van start bij de Vlaamse overheid. Na 18 jaar werkt ze er nog met evenveel goesting, momenteel als afdelingshoofd van de afdeling Facilitair Management: “Hou vast aan de basis, maar probeer de dienstverlening opnieuw uit te vinden. We zijn het verplicht aan ons vakgebied om onszelf uit te dagen en op de voorgrond te treden. Het Facilitair Bedrijf heeft mij steeds kansen gegeven. Vandaar dat ik er nog altijd even graag werk.”

Generalistische blik
Nancy Herwegh studeerde Handelswetenschappen. Een bewuste keuze omdat de richting veel mogelijkheden biedt: “Economie interesseerde mij heel sterk. De generalistische aanpak trok me aan. Naast het economische, boekhoudkundige en financiële aspect kwam er ook psychologie, sociologie en rechten bij kijken. Hierdoor kon ik alle opties openhouden.” Terwijl veel van haar studiegenoten in de grote consultancybureaus terechtkwamen, koos Nancy Herwegh voor de Vlaamse overheid: “Een vacature bij de toenmalige afdeling Gebouwen sprak me aan. Gert Potoms (adjunct-directeur-generaal bij Het Facilitair Bedrijf, nvdr), die toen net afdelingshoofd was bij de afdeling Gebouwen, stelde me voor om zijn rechterhand te worden en een sterke poot rond facilities op te richten. Ingegeven door het beter bestuurlijk beleid was het de bedoeling om alle entiteiten die rond eenzelfde vakgebied werken bij één minister onder te brengen. Op die manier kwam ik in aanraking met een onderdeel van de facilitaire wereld: het beheer van gebouwen en projecten zoals toegankelijkheidsstudies. In 2006 was het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) een feit, waarbij ik onder meer personeelsplannen opmaakte en verschillende processen uitwerkte binnen die entiteit. Gaandeweg nam ik in mijn afdeling de HR-rol op, waardoor ik HR-verantwoordelijke werd voor het nieuwe agentschap AFM. Het team van circa 600 medewerkers bestond uit zeer specifieke profielen, van poetspersoneel tot cateringmensen, administratieve medewerkers en ingenieurs. De facilitaire wereld kent veel HR-gerelateerde uitdagingen. Een goede wisselwerking tussen FM en HR is in een snel veranderende wereld meer dan ooit aan de orde. Ik denk aan het aantrekken van de juiste profielen, opleiding en mensen laten evolueren in hun functie. Na vijf en een half jaar kwam er een functie vrij als regiomanager, de huidige facility managers die elk verantwoordelijk zijn voor de dienstverlening in een of meerdere gebouwen.”

Regionale aansturing
Vroeger waren de diensten, zoals schoonmaak en catering, gecentraliseerd. Nu gebeurt de aansturing in de gebouwen zelf, waar men veel dichter bij de mensen staat en veranderingen kan faciliteren en ondersteunen. Nancy Herwegh: “Het is zeer belangrijk om dicht bij de medewerkers te staan en hen als leidinggevende kansen te geven. Dit in functie van talenten en ambities en de noden van de organisatie. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat mensen meegroeien. Dan krijgen ze vleugels.”
De afdeling Facilitair Management, waarvan Nancy Herwegh sinds mei 2018 afdelingshoofd is, telt ongeveer 450 personeelsleden en zorgt voor de dagelijkse facilitaire dienstverlening in alle grote kantoorgebouwen waar ambtenaren van de Vlaamse overheid gehuisvest zijn: de VAC’s (Vlaamse Administratieve Centra) in Gent, Leuven, Brugge, Hasselt en Antwerpen, Herman Teirlinck, Conscience en Ellips, de kabinetsgebouwen in Arenberg en op het Martelaarsplein, de Grasmarkt en het Ferrarisgebouw. Nancy Herwegh: “Onder de noemer gebouwverantwoordelijkheid valt alle facilitaire dienstverlening, van A tot Z. Het Facilitair Bedrijf neemt alles voor haar rekening: vastgoed, huurcontracten, hard en soft services… . Mijn afdeling is verantwoordelijk voor de soft services: onthaal, hospitality, verzending, catering, schoonmaak en de dagelijkse technische uitbating van het gebouw. We verzorgen ook de schoonmaak in tal van kleinere gebouwen zoals een waterbouwkundig laboratorium.”

Van oubollige grootkeuken naar dynamische catering
Nancy Herwegh realiseerde samen met haar team een nieuwe vooruitstrevende aanpak binnen de catering: “We evolueerden een zestal jaar geleden op relatief korte tijd van een oubollige grootkeuken naar een zeer dynamische catering met minimale foodwaste (waarvoor Het Facilitair Bedrijf twee keer de Foodwaste Awards won in 2019, nvdr). Waar er voorheen enkel vaste menu’s en uren waren is er nu van ’s morgens tot ’s avonds een aanbod beschikbaar. We focussen op gezonde, lokale en evenwichtige voeding. Niettemin staat de keuzevrijheid van de klant centraal. Daarnaast zijn er de ontmoetingsplaatsen zoals coffee corners, die sfeer en dynamiek brengen binnen de gebouwen. We creëren een professionele thuisomgeving. Werk en privé lopen immers zo vaak in elkaar over. We krijgen soms te horen dat wij als Vlaamse overheid in onze job in feite geen klanten hebben. Alle andere entiteiten van de Vlaamse overheid zijn echter onze klanten. We bekijken hen niet als de collega’s die we een dak boven het hoofd bieden, maar als onze klanten. Die switch is er doorheen de jaren zeer sterk gekomen. Uiteraard moeten we steeds een gezond evenwicht vinden, zeker binnen onze voorbeeldfunctie. Professionalisme is echter geen synoniem voor sec en saai.”

Probiotische schoonmaak
De afdeling Facilitair Management schakelde volledig over naar probiotische schoonmaak of schoonmaakmiddelen die goede bacteriën bevatten die onschadelijk zijn voor mens en dier. Nancy Herwegh: “Er ging heel wat onderzoek aan vooraf, met de nodige proefprojecten. We gingen niet over één nacht ijs. We zijn gestart met een zone in Gent en hebben langzaam uitgebreid naar andere gebouwen opdat we konden vergelijken. Voldoende kwaliteitsgarantie binnen het kader van onze ISO9001 voor de schoonmaak, oprechte duurzaamheid en efficiëntie stonden hierbij voorop. We willen het gebruik van chemische middelen maximaal bannen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. Onze klanten zijn immers bijzonder tevreden over deze dienstverlening. Daarenboven wilden we efficiënt en liefst efficiënter kunnen werken. De budgetten staan immers onder druk: meer met minder. Momenteel mogen we trots zeggen dat het zichtbaar helpt, onze klanten tevreden zijn en onze medewerkers de manier van werken onder de knie hebben.”

Efficiënter beheer van het patrimonium
De Vlaamse Regering keurde op 20 december 2019 de inkanteling van het vastgoed van de Vlaamse overheid naar Het Facilitair Bedrijf definitief goed. Een concrete actie uit het Vlaams Energie- en Klimaatplan waarmee ze de CO2-uitstoot van de gebouwen van de Vlaamse overheid met 40% in 2030 wil reduceren tegenover 2015. Het Facilitair Bedrijf zal in een eerste fase  het vastgoedbeheer van de kantoorgebouwen overnemen. Ook de bijhorende taken, inclusief personeel en budget, worden in onderling overleg met de betrokken entiteit gefaseerd overgenomen. Zowel op facilitair vlak als op het gebied van technisch beheer. Nancy Herwegh: “Dit is een gigantische uitdaging. Het gaat over zeker 130 gebouwen die er bijkomen en waar onze klanten voorheen alles zelf organiseerden. Dit zal stap voor stap gebeuren. We zijn nu volop bezig met het futureproof maken van onze organisatie opdat onze klanten de kwaliteit zouden krijgen die ze van ons mogen verwachten. We willen hen het gevoel geven dat ze echt ontzorgd worden zodat zowel zij als wij kunnen focussen op waar we het best in zijn. Ik geloof hierbij in een brede basis, maar met een marge om te diversifiëren afhankelijk van de noden van de klant.”

Het verschil maken
Nancy Herwegh zag de facility manager doorheen de jaren, en niet in het minst naar aanleiding van de coronacrisis, meer en meer uit de schaduw treden: “We kunnen het verschil maken. Perceptie is alles. We hebben de laatste maanden zoveel vragen gekregen. Eén van de eerste was: “Is het restaurant open?” (lacht) Het aanbod is weliswaar aangepast, maar het restaurant is open. Onze medewerkers, zeker binnen de schoonmaak, ervaren veel dankbaarheid. We hebben de gebouwen nooit volledig gesloten. Typisch voor mensen binnen de facilitaire wereld is dat ze zeer flexibel en dynamisch zijn. Dat is ook gebleken want corona dropte werkelijk een facilitaire bom. De veranderingen volgden elkaar razendsnel op. We moesten de facilitaire dienstverlening afbouwen, herdenken en weer opbouwen. Sommige medewerkers kregen een andere taak, zoals het verdelen van mondmaskers. We hebben ook een project opgestart om intern de inkomende post in te scannen en naar de collega’s te sturen. Schoonmaak is, weliswaar op een andere manier, operationeel gebleven. Een bijkomend probleem was dat niet alle klanten hun weg vonden naar de communicatie. De crisis heeft een enorme druk gelegd op ons team, maar eveneens een band gecreëerd en aangetoond hoe betrokken onze medewerkers zijn. We hebben er energie uitgehaald en zijn facilities op een andere manier gaan bekijken. Onze manier van denken wordt immens uitgedaagd. Ik denk aan de duurzaamheidsgedachte. Het is een uitdaging om die met de coronamaatregelen te verzoenen. Zo zijn wegwerpmondmaskers aangenamer om te dragen maar ze zorgen voor extra afval, net als wegwerpverpakkingen. Daarnaast gaan sommige maatregelen in tegen onze filosofie inzake hospitality en verwelkoming. Ik denk aan de grote gele stickers op de vloer, de looplijnen en de schermen aan de balie. Dat raakt ons facilitair hart. Er zal volgens mij voor ons als facilitaire dienstverlener heel wat veranderen. Denk maar aan ventilatie, koeling, inrichting van kantoren en dergelijke. Ik vind het een grappige dualiteit. We moeten volgens velen terug naar individuele kantoorruimtes, maar langs de andere kant wordt er gezegd dat er nog minder aanwezigheid zal zijn op kantoor. Betekent dit dan dat elk zijn of haar eigen bubbel moet hebben om maar één dag per week naar kantoor te komen? Dat is natuurlijk te gek voor woorden. Ik denk dat we nog meer zullen evolueren naar kleinere gebouwen met een optimale indeling waar we onszelf en de overlegmomenten op een dergelijke manier zullen organiseren zodat de beschikbare vierkante meters optimaal worden benut. We streven momenteel naar 55% werkplekken ten opzichte van het vte. We merken dat we daar mee toekomen. Als we dat percentage nog willen verkleinen zullen we moeten komen tot een dynamisch gegeven en entiteiten die in overleg willen gaan.”



Photo Gallery

09/02/2020
Facility Management
 



Ander nieuws
Contactloze oplossingen in de kijker bij Assa Abloy Academy
| 18/09/2020
Resultaten 6 Feet Office testopstelling
| 17/09/2020
Opleidingen: schoonmaaktijden berekenen en analyseren
| 16/09/2020
60% fijnstofreductie op binnenplaats Indiase school
| 15/09/2020
Thermo Comfort verdeelt Thermo Bel UV-C desinfectiesystemen
| 14/09/2020

Meer news